Kdy je potřebná do kanceláře skartovačka?

Komfortní komunikace s lidmi napříč celým světem a obrovská databáze dostupných dat jsou pouze drobným střípkem z pestré mozaiky výhod současnosti. Existují ale i jistá negativa. Digitální doba přeje rafinovaným útokům na platební karty, online banking nebo na databáze s citlivými údaji. Naštěstí zmíněná bezpečnostní rizika se dají poměrně jednoduše eliminovat, přičemž do velké míry můžete o bezpečnosti svých dat rozhodnout i Vy sami.

Velké společnosti, ale i střední nebo dokonce malé rodinné firmy, nezapomínají investovat do bezpečnosti firemních notebooků a stolních počítačů. Těšit nás ovšem může fakt, že podobnou pozornost firmy začínají věnovat i bezpečnosti tiskáren, které byly v minulosti chráněny pouze minimálně. Tiskárny se proto také stávaly častým terčem kyberútoků.

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, známé pod zkratkou GDPR (General Data Protection Regulation), zvýšilo požadavky na ochranu citlivých informací. Proto se ochrana důvěrných informací uložených v počítačích nebo v tiskárnách stala pro firmy ještě vyšší prioritou. Ochrana údajů by však nebyla úplně kompletní, kdybyste stejnou pozornost nevěnovali informacím nacházejícím se na papíře. A těch je v každé firmě, navzdory silné digitalizaci, určitě víc než dost.

Řešení nabízí skartovačka

Každá společnost pracuje s citlivými informacemi, které by rozhodně neměly skončit v nesprávných rukou nebo u konkurence. Zmínit můžeme účetnictví, kopie obchodních smluv, cenové nabídky, pracovní smlouvy a množství jiných osobních či obchodních údajů týkajících se Vás, Vašich klientů, obchodních partnerů nebo zaměstnanců.

Bylo by přitom velmi naivní myslet si, že takové důvěrné informace nevyžadují přiměřené zacházení. Samozřejmě, že vyžadují, a to od počátku jejich archivování až po úplný konec. Pokud se tedy jednou rozhodnete zlikvidovat je, určitě není dobré řešit to roztržením na pár kusů a vyhozením do odpadků. Ideálním způsobem je skartovačka, která papír rozseká na stovky drobných kousků. Můžete si být jisti, že ty už nedokáže dát dohromady nikdo, takže únik citlivých informací nepřipadá v úvahu.

Skartovat lze nejen papír  

Skartovačky, podobně jako mnohá jiná zařízení kancelářské techniky, disponují variabilitou, která nabízí široké možnosti. V praxi se tak například můžete rozhodnout pro inkoustové nebo laserové tiskárny, a v případě skartovačky vůbec nemusíte zůstat pouze při skartování jednotlivých listů papíru. Moderní skartovačky totiž toho dokážou mnohem více. Díky některým modelům si levou zadní poradíte s roztrháním CD disků, kreditních karet nebo i disket. Problémem pro skartovačku nebudou ani kancelářské doklady spojené sešívačkou nebo sponou.

Z pohledu zákazníka může výběr skartovačky do kanceláře hodně ovlivňovat stupeň ochrany, který toto zařízení dokáže poskytnout. To znamená, že skartovačku si musíte vybírat podle toho, na jak velké části dokáže během skartovaní rozsekat doklady s citlivými informacemi. Jiný stupeň utajení si logicky budou vyžadovat armádní nebo vládní doklady, jiný zase firemní. Abyste se v tomto tématu lépe zorientovali, nabídneme Vám stručný přehled stupňů utajení.

O vhodnosti skartovačky může rozhodnout norma

Obecně se likvidace datových nosičů, včetně papíru, řídí normou DIN 66399. V normě DIN 66399 je definovaných 7 stupňů utajení pro různé klasifikace materiálu (P-1 až P-7). V rámci stupňů utajení se pak, jak jsme již naznačili, rozlišuje podle velikosti částic a možnosti rekonstrukce skartovaného materiálu. Podle stupně utajení, resp. podle velikosti částic tedy zjistíte, jaký skartovač je vhodný pro Vaše potřeby. Na závěr už jen dodáme, že čím vyšší stupeň utajení, tím vyšší úroveň zabezpečení a menší velikost skartovaných částic papíru.

Stupeň ochrany P-1

Doporučený pro běžné dokumenty bez citlivých údajů. Rekonstrukce skartovaných údajů je možná i bez odborných znalostí, ale je časově náročná. Plocha částic skartovaného papíru může být max. 2 000 mm² nebo šířka pásků může mít max. 12 mm. Délka pásků je neomezená.

Stupeň ochrany P-2

Vhodný pro základní doklady s některými méně chráněnými údaji (např. adresa). Rekonstrukce skartovaných údajů je možná pouze s použitím pomocných prostředků, stále je však časově náročná. Plocha částic skartovaného papíru může být max. 800 mm² nebo šířka pásků může mít max. 6 mm, délka pásků je neomezená.

Stupeň ochrany P-3

Ideální pro interní doklady s citlivějšími informacemi. Rekonstrukce údajů by vyžadovala hodně námahy a finančních prostředků. Plocha částic skartovaného papíru může být max. 320 mm² nebo šířka pásků může mít max. 2 mm. Délka pásků je neomezená.

Stupeň ochrany P-4

Určený pro důvěrné doklady (např. bankovní výpisy). Rekonstrukce skartovaných údajů by vyžadovala použití zařízení, kterými mohou disponovat speciální složky. Plocha částic skartovaného papíru může být max. 160 mm² nebo šířka pásků může mít max. 6 mm.

Stupeň ochrany P-5

Vhodný pro důvěrné a strategické doklady. Rekonstrukce skartovaných údajů je velmi nepravděpodobná. Plocha částic skartovaného papíru může být max. 30 mm² nebo šířka pásků může mít max. 2 mm.

Stupeň ochrany P-6

Používaný při utajovaných dokumentech s vysokým stupněm ochrany (vhodný pro bezpečnostní složky, právnické a firemní doklady s nejvyšší prioritou). Rekonstrukce skartovaných údajů vyloučena. Plocha částic skartovaného papíru může být max. 10 mm² a šířka pásků může mít max. 1 mm.

Stupeň ochrany P-7

Nejvyšší standard utajení vhodný pro doklady s přísně tajnými informacemi. Rekonstrukce skartovaných dokladů nepřichází v úvahu. Plocha částic skartovaného papíru může být max. 5 mm² a šířka pásků může mít max. 1 mm.